त्वरित जवाब
एक क्रय आदेश बताता है कि आप क्या खरीदना चाहते हैं और किन शर्तों पर। यह आपूर्तिकर्ता, प्राप्त करने वाले कर्मचारियों और लेखाकार को मात्राओं और कीमतों पर सहमत होने में मदद करता है। यह इस बात का प्रमाण नहीं है कि माल आ गया है या भुगतान किया गया है।
ऑर्डर तैयार करने के लिए नीचे दिए गए संपादन योग्य टेम्पलेट का उपयोग करें। अपने सॉफ़्टवेयर में उपलब्ध वास्तविक खरीद कार्यप्रवाह की जांच करें; स्प्रेडशीट खरीद ऑर्डर का मतलब यह नहीं है कि Dukanam हर अनुमोदन या खरीद सुविधा प्रदान करता है।
शुरू करने से पहले
- आपूर्तिकर्ता की पहचान और सहमत संपर्क विवरण।
- आइटम कोड, इकाइयाँ, मात्राएँ और मूल्य आधार।
- डिलीवरी पता, भुगतान की शर्तें और एक अधिकृत अनुमोदनकर्ता।
प्रक्रिया कैसे जुड़ती है
निर्दिष्ट करें
वस्तुओं और वाणिज्यिक शब्दों का वर्णन करें।
स्वीकृति दें
बजट की जांच करें और आदेश को अधिकृत करें।
प्राप्त करें
ऑर्डर पर सामान पहुंचा दिया गया।
पुनर्मिलन करें
आपूर्तिकर्ता चालान और भुगतान का मिलान करें।
चरणों के माध्यम से काम करें
पक्षों की पहचान करें और संदर्भ दें
ऑर्डर को एक विशिष्ट संख्या और तिथि दें। सही व्यवसाय और आपूर्तिकर्ता नाम, वितरण पता और बिलिंग विवरण शामिल करें। यदि सहमति की शर्तें बाद में बदलती हैं तो एक अलग संशोधन संदर्भ रखें।
वस्तुओं का सटीक वर्णन करें
आइटम कोड, विनिर्देश, पैक आकार और मात्रा इकाई का उपयोग करें। दस डिब्बे और दस टुकड़े अलग-अलग ऑर्डर हैं। एक अनुमोदित प्रतिस्थापन नीति शामिल करें ताकि आपूर्तिकर्ता बिना समझौते के वस्तुओं को न बदले।
मूल्य आधार बताइए।
स्पष्ट करें कि क्या उद्धृत कीमतों में GST शामिल है और माल ढुलाई या छूट कैसे लागू होती है। आपूर्तिकर्ता उद्धरण का उपयोग सबूत के रूप में करें। एक खरीद आदेश अनुमान को अंतिम कर चालान के रूप में नहीं माना जाना चाहिए।
डिलीवरी और भुगतान की शर्तों से सहमत हों
अपेक्षित वितरण तिथि, गंतव्य, संपर्क और भुगतान के मील के पत्थर दर्ज करें। आंशिक वितरण और वापसी की शर्तों की पुष्टि करें। केवल इसलिए असमर्थित अग्रिम भुगतान न करें क्योंकि एक ऑर्डर का पेशेवर रूप है।
अंतिम संस्करण को स्वीकार करें और भेजें
मांग और उपलब्ध बजट के मुकाबले मात्राओं की समीक्षा करें। स्वीकृत प्रति और आपूर्तिकर्ता स्वीकृति रखें। कर्मचारियों को वास्तव में सहमत संस्करण से एक मसौदे को अलग करने में सक्षम होना चाहिए।
मिलान रसीद और चालान
आगमन पर, भौतिक रसीद और आपूर्तिकर्ता चालान के साथ ऑर्डर की तुलना करें। कमी, क्षति और सहमत परिवर्तनों को दर्ज करें। एक बार वास्तविक खरीद दर्ज करें, फिर ऑर्डर को प्राप्त स्टॉक के रूप में माने बिना भुगतान आवंटित करें।
समझाया गया उदाहरण
ऑर्डर की मात्रा रसीद से भिन्न होती है।
एक ही इकाई में सचित्र आदेश और आंशिक वितरण।
| रिकॉर्ड | मात्रा | अर्थ |
|---|---|---|
| ऑर्डर खरीदें | 50 | मांगी गई मात्रा |
| प्राप्त माल | 40 | भौतिक डिलीवरी |
| उत्कृष्ट | 10 | डिलीवरी की प्रतीक्षा करें या सहमत रद्द करें |
केवल प्राप्त माल ही भौतिक स्टॉक शेष में शामिल है। शेष 10 इकाइयों को आपूर्तिकर्ता के साथ हल करें और बिल को सहमत उपचार के साथ मिलान करें।
एक्सेल टेम्पलेट डाउनलोड करेंसंपादन योग्य अंग्रेजी टेम्पलेट (. xlsx). नमूना विवरण को बदलें और दस्तावेज़ जारी करने से पहले कर उपचार को सत्यापित करें।
बचने के लिए आम गलतियाँ
- किसी आदेश को प्राप्त खरीदारी के रूप में मानना।
- पैक आकार या GST मूल्य आधार को छोड़ना।
- कई विरोधाभासी संशोधन भेजना।
- एक आदेश और उसके चालान के विरुद्ध दो बार भुगतान करना।
आपके पास हो सकते हैं प्रश्न
क्या क्रय आदेश एक कर चालान है?
नहीं। आपूर्तिकर्ता चालान वास्तविक आपूर्ति और इसके कर उपचार का दस्तावेजीकरण करता है; आदेश सहमत अनुरोध को दर्ज करता है।
क्या मैं हर आपूर्तिकर्ता के लिए टेम्पलेट का उपयोग कर सकता हूँ?
इसे लेन-देन के अनुसार अनुकूलित करें और आपूर्तिकर्ता समझौता प्राप्त करें। विशेष उत्पादों या अनुबंधों के लिए अतिरिक्त शर्तों की आवश्यकता हो सकती है।
Dukanam
छोटे व्यवसाय के लिए एक स्मार्ट, कम लागत वाला विकल्प GST बिलिंग
Dukanam बिलिंग, खरीद, स्टॉक, ग्राहक शेष, भुगतान और रिपोर्ट को एक साथ लाता है। यह भारतीय छोटे व्यवसायों के लिए बनाया गया है जो बिना किसी जटिल सेटअप के स्पष्ट रिकॉर्ड चाहते हैं।
उन दुकानों के लिए सबसे उपयुक्त जो रोजमर्रा की बिलिंग और बहीखाता, वेब और मोबाइल एक्सेस और नौ उत्पाद भाषाओं से जुड़ना चाहती हैं। उस योजना को चुनें जिसमें आपको आवश्यक सुविधाएँ शामिल हों।
GST-जागरूक बिलिंग और तैयारी आपकी योजना पर निर्भर करती है। GST पोर्टल पर दाखिल करने से पहले रिकॉर्ड की समीक्षा करें; Dukanam सीधे GST रिटर्न, सरकारी ई-चालान या ई-वे बिल जमा नहीं करता है।
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वार्षिक कीमतों, सीमाओं, लागू करों और चेकआउट शर्तों की जांच करें। सशुल्क योजनाओं में एक मुफ्त परीक्षण शामिल नहीं है।
स्रोत और आगे पढ़ना
आधिकारिक नियम और पोर्टल स्क्रीन बदल सकते हैं। वर्तमान आवश्यकताओं के लिए लिंक किए गए प्राधिकरण का उपयोग करें; हमारे काम किए गए उदाहरणों में आंकड़े सचित्र हैं।