त्वरित जवाब
एक खरीद आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़, प्राप्त माल, लागत और बकाया राशि को जोड़ती है। ऑर्डर करना, प्राप्त करना और भुगतान करना अलग-अलग दिनों में हो सकता है। यह मानने के बजाय कि एक घटना दूसरी घटना को पूरा करती है, वास्तव में क्या हुआ था, इसे दर्ज करें।
समर्थित लेन-देन स्थिति का उपयोग करें जो आपके सिस्टम में स्टॉक को अपडेट करता है। Dukanam कार्यप्रवाह और योजना के अनुसार प्रासंगिक खरीद, इन्वेंट्री और आपूर्तिकर्ता-संतुलन रिकॉर्ड को जोड़ता है। खरीद को अंतिम रूप देने से पहले मात्राओं और इकाइयों की जांच करें।
शुरू करने से पहले
- आपूर्तिकर्ता की पहचान और मूल खरीद चालान या रसीद।
- वास्तविक प्राप्त मात्राएँ, इकाइयाँ और शर्त।
- लागत, लागू कर जानकारी, भुगतान की शर्तें और कोई कमी।
प्रक्रिया कैसे जुड़ती है
आदेश
आपूर्तिकर्ता से क्या अनुरोध किया गया था, इसे परिभाषित करें।
प्राप्त करें
जो माल आया उसकी गिनती करें और निरीक्षण करें।
खरीदारी करें
समर्थित दस्तावेज़ और स्टॉक प्रभाव को रिकॉर्ड करें।
भुगतान
आपूर्तिकर्ता के बकाया के बदले पुष्टि की गई राशि का निपटान करें।
चरणों के माध्यम से काम करें
आपूर्तिकर्ता और दस्तावेज़ की पहचान करें
सही आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड और चालान संदर्भ का उपयोग करें। तिथियों की जांच करें और संदर्भों की नकल करें। दो बार प्राप्त फोटोकॉपी से दो खरीदारी नहीं होनी चाहिए या स्टॉक दोगुना नहीं होना चाहिए।
रसीद की गिनती करें और उसका निरीक्षण करें
वितरित वस्तुओं की ऑर्डर और चालान के साथ तुलना करें। छोटी, अतिरिक्त, क्षतिग्रस्त या प्रतिस्थापित वस्तुओं को दर्ज करें। प्रत्येक चालान की मात्रा को बिक्री योग्य प्राप्त स्टॉक के रूप में मानने के बजाय अलग-अलग वस्तुओं को अभी तक स्वीकार नहीं किया गया है।
मिलान वस्तुएँ और इकाइयाँ
सही एस. के. यू. और इकाई का चयन करें। यदि आपूर्तिकर्ता उद्धरण बॉक्स का उपयोग करता है लेकिन आपका स्टॉक टुकड़ों का उपयोग करता है, तो समर्थित रूपांतरण को स्पष्ट रूप से स्थापित करें। यह मत मानिए कि अनुप्रयोग किसी भी मनमाने पैकेजिंग को स्वचालित रूप से परिवर्तित करता है।
रिकॉर्ड लागत और लागू कर
प्रलेखित खरीद मूल्य और सही क्षेत्रों का उपयोग करें। छूट और शुल्क का पता लगाने योग्य रखें। GST इनपुट के लिए वास्तविक चालान विवरण और बाद में पात्रता समीक्षा की आवश्यकता होती है; एक खरीद प्रविष्टि आईटीसी को निर्धारित नहीं करती है।
समर्थित खरीद कार्यप्रवाह को अंतिम रूप दें
संबंधित स्थिति को पोस्ट करने से पहले पूर्वावलोकन रेखाएं, कुल और स्टॉक प्रभाव। वस्तु की आवाजाही और स्थान की जांच करें। उसी वस्तु के लिए मैनुअल रसीद भी पोस्ट न करें जब तक कि कार्यप्रवाह विशेष रूप से इसकी आवश्यकता न हो।
भुगतान को अलग से रिकॉर्ड करें
आपूर्तिकर्ता खाते या दस्तावेज़ से पुष्टि किए गए भुगतान को लिंक करें। आंशिक भुगतान और शेष बकाया को स्पष्ट रखें। माल की रसीद का मतलब यह नहीं है कि आपूर्तिकर्ता को भुगतान कर दिया गया है।
जुड़े हुए रिकॉर्ड के साथ अंतर को हल करें
स्वीकृत सुधारों के लिए समर्थित खरीद-वापसी या समायोजन कार्यप्रवाह का उपयोग करें। मूल चालान विवरण को चुपचाप बदलने के बजाय आपूर्तिकर्ता नोट्स और साक्ष्य को बनाए रखें।
समझाया गया उदाहरण
रसीद और भुगतान भिन्न हो सकते हैं।
स्पष्टता के लिए कर और अन्य शुल्कों को छोड़कर एक ही वस्तु की सचित्र खरीद।
| घटना | मात्रा या मूल्य | रिकॉर्ड प्रभाव |
|---|---|---|
| आदेश | 20 इकाइयों का अनुरोध | केवल योजना बनाएं; स्टॉक का प्रमाण नहीं |
| स्वीकृत रसीद और खरीद | 18 पर इकाइयाँ ₹100 | स्टॉक + 18; आपूर्तिकर्ता राशि ₹1,800 |
| भुगतान की पुष्टि | ₹1,000 | आपूर्तिकर्ता संतुलन को कम करता है |
| शेष राशि | ₹800 | अभी भी सहमत शर्तों के तहत बकाया है |
दो गायब इकाइयों को हल करने के लिए एक वितरण अंतर है। उन्हें प्राप्त के रूप में ऑर्डर की गई मात्रा को दर्ज करके नहीं छिपाया जाना चाहिए।
बचने के लिए आम गलतियाँ
- चालान की नकल करना और स्टॉक को दोगुना करना।
- प्राप्त मात्राओं के बजाय क्रमबद्ध मात्राओं का उपयोग करना।
- बिना किसी स्पष्ट रूपांतरण के वस्तु के टुकड़ों के साथ आपूर्तिकर्ता डिब्बों को मिलाना।
- आपूर्तिकर्ता को चिह्नित करने के लिए भुगतान किया गया क्योंकि खरीद को बचाया गया था।
आपके पास हो सकते हैं प्रश्न
क्या क्रय आदेश को स्टॉक बढ़ाना चाहिए?
एक आदेश एक अनुरोध है, न कि इस बात का प्रमाण कि माल आया है। वास्तविक स्टॉक मूवमेंट के लिए समर्थित रसीद/पोस्टिंग कार्यप्रवाह का उपयोग करें।
क्या एक अवैतनिक खरीद अभी भी स्टॉक को बढ़ा सकती है?
माल की रसीद और भुगतान का समय अलग-अलग हो सकता है। प्रणाली के समर्थित कार्यप्रवाह का पालन करते हुए वास्तविक रसीद को दर्ज करें और आपूर्तिकर्ता के बकाया को दिखाई दें।
Dukanam
छोटे व्यवसाय के लिए एक स्मार्ट, कम लागत वाला विकल्प GST बिलिंग
Dukanam बिलिंग, खरीद, स्टॉक, ग्राहक शेष, भुगतान और रिपोर्ट को एक साथ लाता है। यह भारतीय छोटे व्यवसायों के लिए बनाया गया है जो बिना किसी जटिल सेटअप के स्पष्ट रिकॉर्ड चाहते हैं।
उन दुकानों के लिए सबसे उपयुक्त जो रोजमर्रा की बिलिंग और बहीखाता, वेब और मोबाइल एक्सेस और नौ उत्पाद भाषाओं से जुड़ना चाहती हैं। उस योजना को चुनें जिसमें आपको आवश्यक सुविधाएँ शामिल हों।
GST-जागरूक बिलिंग और तैयारी आपकी योजना पर निर्भर करती है। GST पोर्टल पर दाखिल करने से पहले रिकॉर्ड की समीक्षा करें; Dukanam सीधे GST रिटर्न, सरकारी ई-चालान या ई-वे बिल जमा नहीं करता है।
GST तैयारी के साथ वर्तमान योजनाएं
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वार्षिक कीमतों, सीमाओं, लागू करों और चेकआउट शर्तों की जांच करें। सशुल्क योजनाओं में एक मुफ्त परीक्षण शामिल नहीं है।
स्रोत और आगे पढ़ना
आधिकारिक नियम और पोर्टल स्क्रीन बदल सकते हैं। वर्तमान आवश्यकताओं के लिए लिंक किए गए प्राधिकरण का उपयोग करें; हमारे काम किए गए उदाहरणों में आंकड़े सचित्र हैं।