ખરીદીને કેવી રીતે રેકોર્ડ કરવી અને સ્ટોકને યોગ્ય રીતે અપડેટ કરવો

તમે શરૂ કરો તે પહેલાં

• સપ્લાયર ઓળખ અને મૂળ ખરીદી ભરતિયું અથવા રસીદ.
• વાસ્તવિક પ્રાપ્ત જથ્થા, એકમો અને સ્થિતિ.
• ખર્ચ, લાગુ પડતી કરની માહિતી, ચુકવણીની શરતો અને કોઈપણ અછત.

પગલાં કેવી રીતે જોડાય છે

1. 1

   ઓર્ડર

   સપ્લાયર પાસેથી શું વિનંતી કરવામાં આવી હતી તે વ્યાખ્યાયિત કરો.

2. 2

   પ્રાપ્ત કરો

   જે માલ આવ્યો તેની ગણતરી કરો અને તેનું નિરીક્ષણ કરો.

3. 3

   ખરીદી કરો

   સમર્થિત દસ્તાવેજ અને સ્ટોક અસરને રેકોર્ડ કરો.

4. 4

   ચુકવણી

   સપ્લાયરની બાકી રકમ સામે પુષ્ટિ કરેલી રકમ નક્કી કરો.

પગલાંઓ દ્વારા કામ કરો

1. 01

   સપ્લાયર અને દસ્તાવેજને ઓળખો

   સાચા સપ્લાયર રેકોર્ડ અને ભરતિયું સંદર્ભનો ઉપયોગ કરો. તારીખો અને ડુપ્લિકેટ સંદર્ભો તપાસો. બે વાર પ્રાપ્ત થયેલી ફોટોકોપી બે ખરીદીઓ બનાવવી જોઈએ નહીં અથવા સ્ટોકને બમણો કરવો જોઈએ નહીં.

2. 02

   રસીદની ગણતરી કરો અને તેનું નિરીક્ષણ કરો

   ડિલિવરી કરેલી વસ્તુઓની ઓર્ડર અને ભરતિયું સાથે સરખામણી કરો. ટૂંકી, વધારાની, ક્ષતિગ્રસ્ત અથવા બદલેલી વસ્તુઓની નોંધ કરો. દરેક ભરતિયું જથ્થાને વેચાણપાત્ર પ્રાપ્ત સ્ટોક તરીકે ગણવાને બદલે અલગ માલ જે હજુ સુધી સ્વીકારવામાં આવ્યો નથી.

3. 03

   મેળ ખાતી વસ્તુઓ અને એકમો

   સાચો SKU અને એકમ પસંદ કરો. જો સપ્લાયર ક્વોટ્સ બોક્સનો ઉપયોગ કરે છે પરંતુ તમારો સ્ટોક ટુકડાઓનો ઉપયોગ કરે છે, તો સમર્થિત રૂપાંતરણને સ્પષ્ટ રીતે સ્થાપિત કરો. એવું ન ધારો કે એપ્લિકેશન આપમેળે કોઈપણ મનસ્વી પેકેજિંગને રૂપાંતરિત કરે છે.

4. 04

   રેકોર્ડ ખર્ચ અને લાગુ કર

   દસ્તાવેજીકૃત ખરીદી મૂલ્ય અને યોગ્ય ક્ષેત્રોનો ઉપયોગ કરો. ડિસ્કાઉન્ટ અને ચાર્જ શોધી શકાય તેવા રાખો. GST ઇનપુટ્સ માટે વાસ્તવિક ભરતિયું વિગતો અને પછીની પાત્રતા સમીક્ષાની જરૂર પડે છે; ખરીદી એન્ટ્રી આઇટીસી નક્કી કરતી નથી.

5. 05

   સમર્થિત ખરીદી કાર્યપ્રવાહને અંતિમ સ્વરૂપ આપો

   સંબંધિત સ્થિતિ પોસ્ટ કરતા પહેલા પૂર્વાવલોકન રેખાઓ, કુલ અને સ્ટોક અસર. વસ્તુની હિલચાલ અને સ્થાન તપાસો. જ્યાં સુધી કાર્યપ્રવાહને તેની ખાસ જરૂર ન હોય ત્યાં સુધી તે જ માલ માટે મેન્યુઅલ રસીદ પણ પોસ્ટ કરશો નહીં.

6. 06

   ચુકવણી અલગથી રેકોર્ડ કરો

   સપ્લાયર એકાઉન્ટ અથવા દસ્તાવેજ સાથે પુષ્ટિ કરેલી ચુકવણીને સપોર્ટેડ તરીકે લિંક કરો. આંશિક ચૂકવણી અને બાકીની બાકી રકમ સ્પષ્ટ રાખો. માલની રસીદનો અર્થ એ નથી કે સપ્લાયરને ચૂકવણી કરવામાં આવી છે.

7. 07

   જોડાયેલા રેકોર્ડ્સ સાથે તફાવતોને ઉકેલો

   સ્વીકૃત સુધારાઓ માટે સમર્થિત ખરીદી-વળતર અથવા સમાયોજન કાર્યપ્રવાહનો ઉપયોગ કરો. મૂળ ભરતિયું વિગતોને શાંતિથી બદલવાને બદલે સપ્લાયર નોંધો અને પુરાવા જાળવી રાખો.

ટાળવા માટે સામાન્ય ભૂલો

• ભરતિયું ડુપ્લિકેટ કરવું અને સ્ટોકને બમણો કરવો.
• પ્રાપ્ત જથ્થાને બદલે ક્રમબદ્ધ જથ્થાનો ઉપયોગ કરવો.
• સ્પષ્ટ રૂપાંતરણ વિના વસ્તુના ટુકડાઓ સાથે સપ્લાયર બોક્સનું મિશ્રણ કરવું.
• સપ્લાયરને ચિહ્નિત કરીને ચૂકવણી કરવામાં આવી હતી કારણ કે ખરીદી સાચવવામાં આવી હતી.

તમારી પાસે હોઈ શકે તેવા પ્રશ્નો

સ્ત્રોતો અને વધુ વાંચન

સત્તાવાર નિયમો અને પોર્ટલ સ્ક્રીનો બદલાઈ શકે છે. વર્તમાન જરૂરિયાતો માટે લિંક કરેલી સત્તાનો ઉપયોગ કરો; અમારા કામ કરેલા ઉદાહરણોમાં આંકડાઓ સચિત્ર છે.

• Dukanam ઉત્પાદન હકીકતો અને લક્ષણ મર્યાદાઓ →