त्वरित जवाब
एक स्टॉक मेल-मिलाप भौतिक रूप से मौजूद चीजों की तुलना करता है जो आपके रिकॉर्ड कहते हैं कि एक ही समय में मौजूद होनी चाहिए। अंतर प्राप्तियों, बिक्री, रिटर्न, हस्तांतरण, क्षति या गिनती की त्रुटियों की जांच करने के लिए एक संकेत है।
गिनती के दौरान एक शांत समय चुनें और गतिविधियों को नियंत्रित करें। समायोजन करने से पहले सबूत दर्ज करें। अनुमान से मेल खाने के लिए सॉफ़्टवेयर की मात्रा को बदलना चोरी, नकली खरीदारी या गलत इकाई रूपांतरण को छिपा सकता है।
शुरू करने से पहले
- आइटम कोड, इकाइयों और स्थानों के साथ एक दिनांकित स्टॉक सूची।
- एक गणना पत्र और क्षतिग्रस्त या रखे गए माल की पहचान करने का एक तरीका।
- समायोजन के लिए एक मालिक या अधिकृत समीक्षक।
प्रक्रिया कैसे जुड़ती है
फ्रीज करें
गिनती का समय निर्धारित करें और आंदोलनों को नियंत्रित करें।
गिनती करें
प्रत्येक स्थान को सही इकाई में गिनें।
जांच करें
हर भौतिक अंतर को सबूतों में ट्रेस करें।
स्वीकृति दें
कारण और अधिकृत सुधार दर्ज करें।
चरणों के माध्यम से काम करें
कट-ऑफ सेट करें
सटीक तिथि और समय दर्ज करें। जहां संभव हो लेन-देन को रोकें, या एक अलग मूवमेंट लॉग रखें। गिनती के बाद दर्ज की गई रसीद की तुलना रसीद से पहले गिनी गई मात्रा से नहीं की जानी चाहिए।
व्यवस्थित रूप से गिनती करें
कार्य शेल्फ दर शेल्फ और स्टोर रूम शामिल करें। बिना खोले हुए डिब्बों और ढीले टुकड़ों को अलग रखें जब तक कि एक ही आधार इकाई में परिवर्तित न हो जाए। सामान्य स्टॉक से अलग बिक्री योग्य वस्तुओं की पहचान करें।
अंतरों को याद करें
किसी अन्य व्यक्ति को अपेक्षित उत्तर बताए बिना महत्वपूर्ण अंतरों को बताने के लिए कहें। पड़ोसी अलमारियों और इसी तरह के आइटम कोड की जांच करें। एक गलत स्थान पर रखा गया कार्टन एक अस्पष्ट स्टॉक नुकसान नहीं बनना चाहिए।
आंदोलन के इतिहास का पता लगाएं
पिछली गणना के बाद से शुरुआती मात्राओं, खरीद, बिक्री, रिटर्न और हस्तांतरण की समीक्षा करें। गलत वस्तु के तहत सहेजी गई डुप्लिकेट प्रविष्टियों और दस्तावेजों की जांच करें। उपयुक्त होने पर समर्थित कार्यप्रवाह के माध्यम से एक त्रुटिपूर्ण स्रोत लेनदेन को सही करें।
प्रलेखित समायोजन को मंजूरी दें
जहाँ वास्तविक अंतर बना रहता है, वहाँ मात्रा, कारण, साक्ष्य और समीक्षक को दर्ज करें। क्षति समायोजन और अस्पष्टीकृत कमी के अलग-अलग अर्थ हैं। अपने लेखाकार के साथ लेखांकन और कर उपचार पर चर्चा करें।
आवर्ती पैटर्न की समीक्षा करें
काउंट शीट और समायोजन संदर्भ रखें। एक वस्तु या शिफ्ट पर बार-बार कमी की जांच की आवश्यकता है। अगली गिनती से पहले प्राप्त करने, भंडारण और कैशियर प्रक्रियाओं में सुधार करें।
समझाया गया उदाहरण
पाँच इकाइयों की कमी के लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता है।
दिन के लिए सभी आंदोलनों के बाद सचित्र गिनती दर्ज की जाती है।
| आंदोलन | मात्रा |
|---|---|
| ओपनिंग स्टॉक | 50 |
| प्राप्त खरीदारी | 20 |
| बिक्री जारी | 30 |
| बंद होने वाले स्टॉक की उम्मीद | 40 |
| भौतिक गिनती | 35 |
| अंतर | −5 |
अपेक्षित स्टॉक है 50 + 20-30 = 40. स्वीकृत कमी दर्ज करने से पहले पांच गायब इकाइयों की पुनरावृत्ति और जांच करें।
बचने के लिए आम गलतियाँ
- जब माल बिना कट-ऑफ लॉग के चलता है तब गिनती।
- डिब्बों और अलग-अलग टुकड़ों को मिलाना।
- मैच को मजबूर करने के लिए खरीद या बिक्री इतिहास को हटाना।
- क्षतिग्रस्त वस्तुओं को बिक्री योग्य स्टॉक के रूप में मानना।
आपके पास हो सकते हैं प्रश्न
मुझे कितनी बार गिनना चाहिए?
मूल्य, गति और जोखिम के आधार पर एक आवृत्ति चुनें। महत्वपूर्ण वस्तुओं को अधिक बार गिनें और नियोजित अंतराल पर पूरी गिनती करें।
क्या एक अंतर चोरी साबित करता है?
नहीं। गलतियों की गिनती, गुम प्रविष्टियों और इकाई त्रुटियों से अंतर हो सकता है। किसी निष्कर्ष पर पहुंचने से पहले जांच करें।
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